Oppstilling som må foreligge hos søker

Oppstilling som må foreligge hos søker på søknadstidspunktet

Det må foreligge dokumentasjon om følgende punkter hos søker på søknadstidspunktet:

  1. Merkostnader
  2. Arbeidstaker/oppdragstakere som har vært i karantene
  3. Innkvarteringssteder

1. Oppstilling som dokumenterer merkostnadene som ligger til grunn for søknaden. Oppstillingen skal henvise til relevant regnskapsmateriale.

Det kan søkes om tilskudd for deler av merkostnader foretaket har hatt ved å sørge for egnet innkvartering for arbeids- eller oppdragstakere i innreisekarantene.

Med merkostnader menes kostnader som:

a) er direkte knyttet til gjennomføringen av innreisekarantene:

At kostnadene er direkte knyttet til gjennomføringen av innreisekarantene innebærer at ordningen dekker kostnader knyttet til den praktiske gjennomføringen av karanteneoppholdet.

Dette kan for eksempel være:

  • leie av egnet innkvartering
  • diettkostnader
  • kostnader knyttet til testing i løpet av karanteneoppholdet
  • lønnskostnader knyttet til økt administrasjon eller renhold

Indirekte tap som følge av karantenereglene, som tapt produksjon, dekkes ikke. Lønnskostnader til arbeids- eller oppdragstakere i innreisekarantene dekkes heller ikke.

b) overstiger kostnader foretaket normalt ville hatt som følge av bruk av utenlandsk eller annen tilreisende arbeidskraft

Kostnader foretaket uansett ville ha hatt ved bruk av arbeidskraft fra utlandet skal ikke inkluderes i merkostnadene. Dette innebærer at eksempelvis kostnader knyttet til kost og losji for arbeids- eller oppdragstakere som ikke er i karantene og/eller ordinære kostnader knyttet til transport, ikke kan tas med.

c) følger direkte av tilpasninger foretaket har gjort for å overholde innreisebestemmelsene etter smittevernloven eller med hjemmel i smittevernloven

Dette innebærer at det er tilpasninger til de formelle bestemmelsene som skal kompenseres. Kostnadene skal knyttes direkte til overholdelsen av disse bestemmelsene.

Avskrivninger knyttet til oppgradering av brakker som er gjennomført for å tilfredsstille myndighetspålagte krav til innkvartering (for eksempel krav til enerom, eget bad etc.), og som kan periodiseres innenfor tilskuddsperioden, vil kunne regnes som en merkostnad.

For hver enkelt kostnad må du gjøre en vurdering av om kostnadene i sin helhet kvalifiserer for tilskudd, eller om de må justeres. For eksempel kan du bare føre opp den delen av kostnaden som hører til tilskuddsperioden du søker tilskudd for.

Før du søker må du lage en oppstilling som underbygger de tallene og beregningene som ligger til grunn for søknaden.

  • Lag en oversikt over foretakets merkostnader knyttet til innreisekarantene i perioden du søker tilskudd for.
  • Finn frem kontrakter og fakturaer slik at du har oversikt over kostnadene og hvor disse er dokumentert.
  • Dersom foretaket har hatt merkostnader knyttet til oppgradering for å tilfredsstille myndighetspålagte krav til innkvartering (for eksempel krav til enerom, eget bad etc.), må du lage en oppstilling av avskrivningen for tilskuddsperioden.

Hvordan lage oppstilling som viser merkostnader

Tabellen under kan brukes som hjelp til å sette opp oppstilling over merkostnader.

Merkostnader foretaket har hatt denne perioden (for eksempel november og desember 2020)

Type merkostnaderMerkostnadForklaring til postenHenvisning og innhold
Leie for karantenelokaler40000Beløpet gjelder spesifiserte merkostnader til leie av innkvartering knyttet til innreisekarantene, periodisert for tilskuddsperiodeBilag 23 Faktura og leieavtale hvor beregningen av merkostnader fremkommer
Internett i karantenelokalet2 500Beløpet gjelder merkostnadene i henhold til faktura fra internettleverandør. Beløpet er periodisert for tilskuddsperioden.Bilag 103 – Faktura samt oversikt kostnader ved ordinær drift og merkostnader
Catering til arbeidstakere i innreisekarantene11000Fakturaer fra cateringsselskapet som gjelder servering til arbeidstakere i karantene i aktuell tilskuddsperiodeBilag 123, 133 og 189
Avskrivning – oppgradering av brakker5 000Kostnader til oppgradering av brakker for å overholde smittekrav ved innreisekaranteneBilag 190
Oppstilling over kostnader til oppgradering, avskrivning fordelt på periode
Lønnskostnader/honorar til renholder av lokaler brukt til innreisekarantene3 000Faktura fra renholdsbyrå korrigert for ordinært påløpte renholdskostnaderBilag 202
Faktura fra renholdsbyrå med oppstilling over de ordinære kostnader som ville påløpt uavhengig av innreisekarantene og andel merkostander.
Sum merkostnader63500

2. Oppstilling som dokumenterer hvilke arbeidstakere og oppdragstakere det søkes om tilskudd for, og at vilkårene som gjelder disse er oppfylt

Søker må utarbeide en oppstilling over arbeidstakerne og oppdragstakerne det søkes om tilskudd for som skal dokumentere at vilkårene i ordningen er oppfylt.

Som arbeidstaker regnes personene som søker lønner selv. Som oppdragstakere regnes i denne sammenheng arbeidstakere hos leverandør som utfører arbeid eller oppdrag for søker. Selvstendig næringsdrivende som søker har dekt innreisekarantene for regnes også som oppdragstaker.

Det må gis identifiserende opplysninger om den enkelte arbeids- og eller oppdragstaker i innreisekarantene i tilskuddsperioden.

Arbeids- og oppdragstakerne det søkes om tilskudd for må ha gjennomført innreisekarantene i tråd med smittevernbestemmelsene, i regi av eller etter avtale med søker. Karantenen må ha blitt bekostet av søker, og arbeids- eller oppdragstaker må ha vært pålagt innreisekarantene av staten i tilskuddsperioden.

Det må fremkomme hvilket karantenested den enkelte arbeids- eller oppdragstaker har gjennomført innreisekarantenen på. Innreisekarantenen må ha blitt gjennomført på fastlands-Norge.

Innreisekarantenen kan ikke ha vært gjennomført på karantenehotell under statens karantenehotellordning.

Innreisekarantene gjennomført etter 22. februar 2021 må ha vært gjennomført på forhåndsgodkjent innkvarteringssted. De som allerede hadde startet innreisekarantenen før 22. februar, kunne fullføre karantenen på innkvarteringsstedet uavhengig av om karantenestedet var forhåndsgodkjent eller ikke.

Arbeid utført av arbeids- eller oppdragstakerne knyttet til innreisekarantenen det søkes om tilskudd for må ha blitt gjennomført på:

  • norsk territorium
  • på norskregistrert skip
  • i norsk økonomisk sone, eller
  • på norsk sokkel

For skip som frakter gods eller passasjerer til eller fra Norge, eller skal drive fiske eller fangst utenfor norsk økonomisk sone eller norsk sokkel, er det tilstrekkelig at arbeidet påbegynner i nevnte områder.

Det skal angis om arbeids- eller oppdragstakeren er å regne som arbeidstaker eller oppdragstaker. Det skal dokumentere at arbeids- eller oppdragstakeren har hatt et arbeids- eller oppdragsforhold med søker i tilskuddsperioden, og at arbeids- eller oppdragsforholdet har medført reise for den enkelte til Norge med påfølgende innreisekarantene i tilskuddsperioden.

Organisasjonsnummer og navn til det foretak oppdragstakeren er arbeidstaker hos eller innehaver av skal angis. I det tilfelle at foretaket er utenlandsk og ikke registrert i norske registre, må det angis registreringsnummer i hjemlandet, foretaksnavn og forretningsadresse.

Følgende informasjon må innhentes for arbeidstakerne/oppdragstakerne det søkes om tilskudd for:

Oppstillingen skal underbygge opplysningene som er gitt i søknaden.

Oppstillingen skal vise til relevant underlagsdokumentasjon.

Oppstilling over arbeidstakere og oppdragstakere

Hva skal dokumenteresHva skal inngå i dokumentasjonen
Navn på person i innreisekaranteneAngivelse av navn
Id person i innreisekaranteneFødselsnummer/d nummer/internasjonalt identifikasjonsnummer For mannskap på skip ev. nasjonalt identifikasjonsnummer.
Arbeidsgiver/oppdragstaker/selvstendig næringsdrivende ansatteAngivelse av om personen i karantene er å regne som arbeidstaker/oppdragstaker/selvstendig næringsdrivende uten ansatte
Dokumentasjon på at registrerings- og rapporteringsplikter for arbeidstaker/oppdragstaker/selvstendig næringsdrivende er overholdt– For arbeidstaker ansatt hos søker: a-melding for tilskuddsperioden
For oppdragstaker/arbeidstaker ansatt hos norsk foretak: Utskriften «arbeidsforhold» fra NAVs innsynsløsning for arbeidsgivere (må bestilles av oppdragstaker via «Min side – Arbeidsgiver» eller per telefon.
For oppdragstaker ansatt hos utenlandsk foretak: Arbeidstakeroversikt og oversikt over aktuelt oppdrag fra oppdrags- og arbeidsforholdsregisteret for tilskuddsperiode
– For selvstendig næringsdrivende uten ansatte: Organisasjonsnummer
– For arbeidstakere og oppdragstakere på skip: Ikke krav til dokumentasjon
Dokumentasjon på at arbeid utført av arbeids- eller oppdragstaker har blitt gjennomført på norsk territorium/norskregistrert skip/i norsk økonomisk sone eller på norsk sokkelArbeidsavtale/oppdragsavtale/levert a-melding/stempling/timeliste/mannskapsliste/annen relevant dokumentasjon
Dokumentasjon på at arbeids-/
oppdragstaker har vært pålagt innreisekarantene av staten i tilskuddsperioden (dato arbeidstaker/oppdragstaker har ankommet Norge)
Flybillett/bussbillett/reiseregning/annen reisedokumentasjon/utskrift bookingsystem/bestilling karantenested/eventuelt annen relevant dokumentasjon
Dokumentasjon på sluttdato for innreisekarantene (dato arbeidstaker har startet i jobb etter fullført innreisekarantene)Stempling/timelister/a melding som viser at de har startet arbeid/turnusplaner/eventuelt annen relevant dokumentasjon
Dokumentasjon på at oppdragstaker som er selvstendig næringsdrivende uten ansatte er registrert i EnhetsregisteretOrganisasjonsnummer (utenlandsk organisasjonsnummer der foretaket er utenlandsk og ikke registrert i Enhetsregisteret)
Navn på foretak oppdragstaker er arbeidstaker hos eller innehaver avForetaksnavn
Forretningsadresse til det foretak oppdragstaker er arbeidstaker hos eller innehaver avForretningsadresse
Hvilket innkvarteringssted har arbeidstaker/ oppdragstaker gjennomført innreisekarantene påGate, husnummer og bokstav, postnummer, sted
Adressens gårdsnummer (Gnr.) Finn gårdsnummer
Adressens bruksnummer (Bnr.) Finn bruksnummer
Bygningsnummer Finn bygningsnummer
Innkvarteringens bruksenhetsnummer Finn bruksenhetsnummer

3. Oppstilling som dokumenterer hvilke fasiliteter som har vært brukt for å gjennomføre innreisekarantene som dekkes av søknaden (gjelder kun når man søker for tilskuddsperiodene november – desember 2020 eller januar – februar 2021)

Hvis foretaket søker om tilskudd for tilskuddsperioden november – desember 2020 eller januar – februar 2021 skal det skal det foreligge en oppstilling som dokumenterer hvilke fasiliteter som har blitt brukt for å gjennomføre innreisekarantenen som dekkes av søknaden. Oppstillingen skal gi opplysninger om hvert innkvarteringslokale som beskriver hvordan lokalet er egnet til å oppfylle kravene til innkvartering for gjennomføring av innreisekarantene.

Oppstillingen skal angi type innkvartering, adresse, postnummer, poststed, gårds- og bruksnummer, bygningsnummer og bruksenhetsnummer.

Det må fremkomme om arbeidstakerne/oppdragstakerne har hatt enerom med eget bad og toalett under innreisekarantenen og om de har hatt tilgang på eget kjøkken eller har fått matservering på karantenestedet.
Det skal dokumenteres at innkvarteringen gjorde det mulig å unngå nærkontakt med andre, illustrert med plantegning i oppgitt målestokk, som viser rominndeling og mål.

Totalt antall enerom på det enkelte innkvarteringssted skal angis, og kontaktperson for innkvarteringen må angis.

Oppstilling/beskrivelse dokumentasjon av fasiliteter som har vært brukt for å gjennomføre innreisekarantene

Merk! Karantenesteder/innkvarteringssted som på søknadstidspunktet er forhåndsgodkjent av Arbeidstilsynet til bruk for innkvartering i forbindelse med gjennomføring av innreisekarantene behøver ikke beskrives her.

Oppstilling/beskrivelse dokumentasjon av fasiliteter som har vært brukt

Opplysninger om karantenestedBeskrivelse/dokumentasjon
Type innkvarteringHotell/enebolig/brakkerigg/mobil boenhet/annet (spesifiser)
Adresse (Gate og nummer)Adressen må skrives på samme måte som hos kartverket (sjekk informasjon hos Kartverket)
Postnummer
Poststed
Adressens gårdsnummer (GNR.)Finn gårdsnummer
Adressens bruksnummer (BNR.)Finn bruksnummer
BygningsnummerFinn bygningsnummer
BruksenhetsnummerFinn bruksenhetsnummer
Har arbeidstakerne/oppdragstakerne hatt enerom med eget bad og toalett under innreisekarantenen? (JA/NEI ev. utdyping)
Har arbeidstakernes/oppdragstakernes rom hatt tilgang til TV/PC/nettbrett og internett under innreisekarantenen? (JA/NEI ev. utdyping)
Har arbeidstakerne/oppdragstakerne hatt tilgang på egne kjøkken på karantenestedet? (JA/NEI ev. utdyping)
Har arbeidstakerne/oppdragstakerne fått matservering på karantenestedet? (JA/NEI – ev. forklaring)
Totalt antall enerom på karantenestedet/innkvarteringsstedet
Dokumentasjon som sannsynliggjør at innkvarteringen gjorde det mulig å unngå nærkontakt med andre.Kvittering fra hotell eller lignende, alternativt beskrivelse av eller skisse som viser planløsning. Beskrivelsen/skissen bør angi enerom, eventuelt eget bad og eget kjøkken.

Dokumentasjon som nevnt over skal oppbevares i fem år etter regnskapsårets slutt, med mindre lengre oppbevaringstid følger av bestemmelser gitt i eller i medhold av bokføringsloven.

Hjemmel:

Lov om midlertidig tilskuddsordning for foretak med utgifter til innreisekarantene ved bruk av arbeidskraft fra utlandet

Forskrift til utfylling og gjennomføring av lov om midlertidig tilskuddsordning for foretak med utgifter til innreisekarantene ved bruk av arbeidskraft fra utlandet